I Elementi, vrste i principi promena
Za upravljanje promenama neophodno je prepoznati pet elemenata koji vode do promene, a to su: vizija, veštine, motivacija, resursi (sredstva), akcioni plan.
Sokrat je kazao da “Tajna promene jeste usmeriti svu svoju energiju, ne na borbu protiv starog već na izgradnju novog”. Uspešnost organizacija sve više zavise od nematerijalnih faktora, poput upravljanja promenama, a one kao takve imaju svoje blagodeti i izazove.
Prednost promene, odnosno lepota promene je nova ideja, inovacija, koja se javlja u toku sprovođenja određene promene, a koja kasnije vodi do ozbiljnog uspeha.
Što se tiče opasnosti, odnosno zamki promena na prvom mestu je otpor sredine koja ne želi da izađe iz zone komfora i prihvati promenu, ali često ne znajući da to nije dobro.
“Obično što je veće nečije neznanje o nečemu, veći je i otpor ka toj promeni”- Marc Bekoff
U kompanijama postoje dve osnovne strane promena i bar osam različitih vrsta promena.
Strane promena su:
- Tehnološka strana promena – tehnološki napredak određenog sektora kompanije koji pomaže u procesu rada i/ili eliminiše ljudski rad delimično ili u celosti u sektoru u kome se tehnološka promena izvodi (robotika, veštačka inteligencija, itd)
- Ljudska strana promena–menjanje navika i ponašanja samih zaposlenih u kompanijama kroz razne edukacije i vodjenja.
A vrste promene:
- Slučajna promena
- Reaktivna promena
- Očekivana promena
- Razvojna promena
- Postepena promena
- Strateška promena
- Prelazna promena
- Transfrmaciona promena
Organizacija mora biti adekvatno pripremljena za promene.
Neke od osnovnih stvari koje treba da se dese u organizaciji da bi se promena dogodila su:
- Izazivanje krize
- Visoke zadaci i kontrola zaposlenih, toliko visoke da ih je nemoguće izvršiti trivijalnim metodama
- Potrebno je zaposlene opširnije informisatii o nezadovoljstvu klijenata, o finansijskim pokazateljima i o proizvodima koji gube konkurentnost na tržištu
- Usmeriti pažnju zaposlenih na pretnje sa tržišta
Planirana promena u odnosu na iznenadnu promenu potiče iz strateška namere koju sledi planirana strategija i nakon toga ostvarena strategija dok iznenadne promene karakteriše neostvarena strategija, a zatim i iznenadna (nova).
Najvažniji principi procesa promena su:
- Proces promene mora biti u skladu sa poslovnim ciljevima
- Izgradnja sposobnosti za sprovođenje promena je od strateške važnosti
- Efikasni procesi promena zahtevaju sistemsko poznavanje organizacije
- Strategija promene zavisi od situacije.
- Proces promene zahteva organizacione i lične promene
U ovim procesima poseban fokus treba usmeriti ka dizajnu i razvoju organizacije, ljudskog kapitala, performansi, izvođenju performansi, razvoju liderstva, upravljanju komunikacijom, projektima i navigacijom promene.
Da bi promena bila uspešno sprovedena, preporučuje se sledeći tok:
1. U početku treba “odmrznuti” kompaniju, odnosno odvići je od starih navika i edukovati zaposlene o promeni.
2. Zatim treba adekvatno sprovesti promenu i jasno ukazati na njen značaj.
3. I na samom kraju, potrebno je ponovo “zamrznuti” kompaniju, odnosno usaditi u nju nove vrednosti skladne novoj promeni.
II Upravljanje zainteresovanim stranama u promeni
Upravljanje "stakeholderima", učesnicima, zainteresovanim stranama je jedan od bitnih segmenata vođenja promene i neophodno za uspešnu realizaciju bilo kog projekta, programa ili aktivnosti u kompaniji, a vezano je za njihova očekivanja i ciljeve.
Dizajniran je set pitanja za pravljenje profila pojedinačnog stejkholdera i tiče se sledećih relevantnih parametara:
Uticaj
• Odakle potiče uticaj?
• Šta mogu da kontrolišu: novac, vreme, resurse, ljude, informacije?
• Na koga mogu uticati: prijatelje,kolege, nadređene?
Kako koristi svoj uticaj?
• Nevoljno i povremeno
• Odgovaraju na pretnje
• Tvrdoglavo i direktno
• Prevarantski
Kako promena utiče na njega?
• Menja njegov autoritet?
• Menja njegovu odgovornost?
• Deluje na njegove ciljeve i interese?
• Pruža otpor ili podršku?
• Deluje odmah ili ne deluje odmah?
• Sprovodi otvoren ili skriven postupak?
Kakav će biti uticaj njegove reakcije?
• Značajan ili ograničen?
• Lokalni ili rasprostranjen?
• Koja je verovatnoća štete?
Šta bi ga više podržalo od promene?
• Informacija/razumevanje?
• Uključivanje i vlasništvo u kompaniji?
• Promene u planiranim akcijama?
• Dokaz o uspehu promene?
Šta bi ga manje podržalo od promene?
• Sukob interesa?
• Ne učestvovanje u odlukama?
• Lični sukobi?
• Slab napredak?
Tri akcione uloge učesnika u procesu promene su:
Promena koje sprovodi strateg:
• Obično CEO, top menadžment, konsultanti.
• Fokusirati se na posmatranje veze između organizacije i ambijenta
• Prepoznati potrebu za promenom, stvoriti viziju željenog ishoda, odlučiti izvodljivost promena i izabrati partnere
Promena koju realizuje implementator:
• Upravljanje svakodnevnim procesom promena
• Fokusirati se na: razvijanje koraka za ostvarenje vizije; koordinaciju unutar organizacije; upravljati odnosima između ljudi koji utiču na kulturu.
• Raditi na razvijanju interne organizacije.
• Implementatori promene treba da primenjuju taktike intervencije da bi savladali otpor.
Promena u delokrugu primalaca:
• To je najveća grupa ljudi koja mora da se prilagodi promenama i usvoji ih
• Njihova reakcija i odgovor na promenu mogu promeniti izgled promene.
• Ključ uspeha: razumevanje kako primaoci razumeju promenu.
III Strategije promena
1. Ekspertska strategija
Uslovi
• Tehnička pitanja
• Koristi se kao uvod u složene stvari
• Bez sukoba, bez političke moći
Način razmišljanja
• Ljudi biraju na osnovu logike
• Objektivno dijagnostikovati situaciju
• Identifikovati najlogičnije rešenje
• Ubediti druge u te osnove.
Karakteristike
• Važnost dijagnoze i pronalaska činjenica
• Primena standardizovanih metoda
• Jasne faze u procesu rešavanja problema
• Fokusiranje na sadržaj i strukturu
• Gledanje prema budućnosti
• Upotreba stručnih ovlašćenja
• Pismeni izveštaji
• Racionalno odlučivanje
2. Strategija učenja
Uslovi
• Pitanja su vezana za individualne performance.
• Bez krize, bez političke moći.
• Zahteva posvećenost i prostor za eksperimentiranje.
Način razmišljanja
• Ljudi rade na osnovu vrednosti i emocija.
• Važno je poveć́anje svesti ljudi o njihovim osnovnim vrednostima i emocijama.
• Razmisliti da li ove vrednosti i emocije odgovaraju željenoj situaciji ili da li ih treba prilagoditi.
Karakteristike
• Korišćenje postojećih moguć́nosti rešavanja problema.
• Pored znanja i argumenata, takođe se obrać́a pažnja na vrednosti i emocije.
• Razmišljanje o trenutnim procesima.
• Podrška i treniranje, Ankete o zadovoljstvu
3. Strategija moći
Uslovi
• Sukobi i sukobi interesa.
• Trebalo bi da postoji legitimna i ovlašćena vlast.
• Efikasno je samo ako se koristi štedljivo i oprezno.
Način razmišljanja
• Ljudi su u osnovi konzervativni i menjaju se samo pod adekvatnim spoljnim pritiskom.
• Pristup promeni: sukobi i otpor su neizbežni i moraju se prevazić́i uz upotrebu moći.
Karakteristike
• Odgovarajući pravilnik s pravilima o vremenu, kriterijumima, odlučivanju i učešću.
• Hijerarhijsko odlučivanje.
• Upotreba formalnog i moralnog pritiska.
• Fokus na sadržaj, strukturu i sukobe.
4. Strategija nagrađivanja
Uslovi
• Atraktivne nagrade treba da budu dostupne.
• Dosledno ponašanje sa vrha.
• Malo sukoba interesa.
Način razmišljanja
• Ono što se kaže da se događa u organizaciji različito je od onoga što se zapravo događa.
• Sankcionisanje samo potiskuje ponašanje, a nagrađivanje čini ponašanje stabilnim.
Karakteristike
• Nema upotrebe pritiska ili pretnji.
• Korišćenje pogodnosti i nagrada.
• Koncentrisanje na nagrade, a ne na kazne.
• Ne kažnjavanje, već́ povlačenje moći.
• Usredsređivanje na isticanje prednosti promene.
5. Pregovaračka strategija
Uslovi
• Višestruki akteri i jednaki centri moć́i.
• Koristi se kada postoje sukobi interesa.
Način razmišljanja
• Ljudi prvo gledaju svoje interese, ali će se oslanjati na druge ljude kada su osuđeni jedni na druge.
• Donošenje odluka zasniva se na kompromisima, na optimizaciji troškova i koristi za saradnju.
Karakteristike
• Usredsređenje na sličnosti i razlike.
• Kompromisi ili win-win rešenja pronalaze se redefinisanjem sukoba.
• Učiniti vidljive centre moći i interese.
• Dve šahovske table: pregovarački sto i ljudi koji stoje iza vas.
• Razmišljajte o interesovanjima, a ne o pozicijama kada se konsultujete sa timom.
Za sprovodjenje promene je veoma važno definisati promenu (napraviti jasnu, uverljivu definiciju promene), raditi na razumevanju svrhe promene, pružanje međusobne podrške u promenama svih aktivnih činioca u savladavanju prepreka, razvijanje programa za razmenu znanja za sve koji su uključeni u proces promene, imati mehanizme za merenje uspeha promene i biti svestan posledica u slučaju da promena ne uspe.
Biljana Lazarević, senior consultant Casa Forte
