Ovde je od najvećeg značaja zapisivanje (bilo papir-olovka, bilo elektronski). Ukoliko neki zadatak ne zapišemo postoji velika verovatnoća da će nam izmaći iz fokusa i ostati zatrpan velikom količinom svakodnevnih aktivnosti.
U toku radnog dana, aktivnosti možemo podeliti na rutinske, planirane i nepredviđene, a sve one moraju da nađu svoje mesto u planeru i ostanu u našem fokusu.
Rutine podrazumevaju sve ono što radimo svakodnevno bez obzira ima li ili ne planiranih aktivnosti (npr. odgovaranje na mejlove). Iako se čini da će biti urađene, one zahtevaju vreme i našu pažnju, jer se lako može dogoditi da budu preskočene i da kada se nagomilaju uzrokuju još veći nedostatak vremena.
Planirane aktivnosti su one koje su od velikog značaja i za njih potrebna priprema – to su konkretne akcije koje nam omogućavaju postizanje ciljeva (to bi na primer bili radni sastanci koji se tiču glavnog projekta ili sastanci sa klijentima).
Kada se zapišu sve aktivnosti, neophodno je planiranje i vremenskih bafera – ostavljanje prostora za nepredviđene situacije. Ukoliko ih ne bude, to vreme koristimo za realiazaciju planiranih i rutniskih aktivnosti.
Planiranje se ne završava ovde! Potrebno je rasporediti aktivnosti, a najefikasnije je činiti to ovim redosledom: rutine pa planirane aktivnosti i na kraju vremenski baferi. Ovaj redosled unosa omogućava korekcije i preciznije predviđanje potrebnog vremena za aktivnosti.
Jelena Radojković Jelić, H.art Development Center
