Razvoj

Ključni indikatori uspešnosti - KPI (Key Performance Indicators)

KPI su ključni indikatori uspešnosti (ili neuspešnosti) poslovanje preduzeća. KPI treba da budu vezani za strateške ciljeve kompanije, ali i da predstavljaju pokazatelje, koji se koriste u poslovanju kako bi se planirali i pratili rezultati, koji se realiziju.

Na taj način oni služe za merenje uspešnosti preduzeća ili jednog dela preduzeća (poslovne funkcije kao profit centra ili cost centar, pojedinačne aktivnost ili pojedinačnog učinka zaposlenog). Uspeh preduzeća zavisi koliko su dobro postavljeni KPI i u kojoj meri je svakodnevno poslovanje u skladu sa operativnim KPI proisteklim iz strateškog opredeljenja i strateških KPI. Tako da KPI mogu biti:

- Strateški;

- Operativni;

Kompleksne KPI za potrebe strateškog upravljanja defiisanih kroz strateške mape i matrice, treba prilagoditi da budu razumnjivi običnom radniku, odnosno, izvršiocu. Na primer: menadžment posmatra KPI imenovan “Konverzija broja poseta salonu i kupovinu”, a za prodavca taj isti KPI je “broj izdatih računa u danu”.

Ključni indikatori performansi se mogu definisati za sve nivoe u organizaciji: nivo radnih mesta, nivo manjih organizacionih celina (službi i odeljenja), pa do celina kao što su sektori. Jedan poslovni proces se ne završava u okvirima jedne funkcije, već su aktivnosti u jednoj poslovnoj funkciji inputi za drugu, a sve u cilju kompletiranja procesa. Ključni indikatori se mogu definisati za procese koji se realizuju kroz više organizacionih celina (npr. nabavku, proizvodnju, prodaju, finansije). KPI pomažu usklađivanju svih procesa i aktivnosti u organizaciji, menadžerima i zaposlenima na nižim nivoima, za razumevanje povezanosti rezultata i aktivnosti, koje se postižu u organizacionim delovima i na radnim mestima sa rezultatima i aktivnostima celog preduzeća.

KPI pomažu boljem definisanju ciljeva i merenju ostvarenja tih definisanjih ciljeva, boljem donošenju odluka i boljem upravljanju. U zavisnosti od toga šta pokazuju i u kojim jedinicame mere, KPI mogu biti:

- Kvantitativni-pokazatelji, koji se izražavaju u brojevima kao odnos nekih veličina, na primer: procenat realizacije plana prodaje, procenat naplate potraživanja;

- Praktični-povezani sa procesima i aktivnostima, na primer: prosečna zauzetost stomatološke stolice ili prosečna potrošnja goriva bagera u radu;

- Usmeravajući-ukazuju na mesta za poboljšanje u organizaciji i kvalitetnije odluke;

- Optužujući-ukazuju na stepen (ne)usvajanje promena ili instrukcija  u preduzeću;

KPI moraju ispunjavati osnovni SMART kriterijum (specifični, merljivi, ambiciozni, realni i vremenski ograničeni).

Međutim, značajnost KPI nameće nove, proširene opise za akronim SMART, pa tako:

S, pored Specific (specifičan), podrazumeva i Systematic (sistematičan), Synergestic (sinergetski), Shifting round (zaokružujući);

M, pored Measurable (merljiv), podrazumeva i Motivating (motivišući), Memorable (pamtljiv), Meaningful (značajan);

A, pored Ambitious (ambiciozan), podrazumeva i Achiavable (dostižan), Agreed-upon (unapred dogovoren), Accountability (odgovoran);

R, pored Rael (realan), podrazumeva i Relevant (svrsishodan), Rasonable (svrisishodan), Result-orientied (orjentisan na rezultat);

T, pored Time limited (vremenski ograničen), podrazumeva i Timely (pravovremen), Thoughtful (promišljeen), Tangible (odredjen);

 

Praćenje  sledećih 10 koraka obezbeđuje  kreiraje dobrih KPI:

·   Identifikovati 1-3 KPI pitanja za svaki strateški cilj sa strateške mape preduzeća;

·   Obezbediti da KPI budu povezani;

·   Angažovati što više zaposlenih u kreiranju KPI pitanja;

·   Napraviti da KPI pitanja budu jasna i kratka;

·   Nazvati KPI kao otvoreno pitanje;

·   Obezbediti da je KPI fokusiran na sadašnjost  i na budućnost;

·   Tražiti da KPI bude podešen i poboljšan kroz vreme;

·   Koristi KPI pitanja koja vode do isporuke relevantnih i značajnih informacija;

·   Koristi pitanja za sameravanje gde je neohodno podesiti postojeće KPI;

·   Uključiti KPI pitanja u izveštaje u okviru pregleda poslovnih performansi;

Prva 4 koraka dizajniraju model svakog KPI sistema i pomažu da se KPI stave u kontekst.

Uvek je najbolje pojasniti sa čime su strategijski KPI povezani, da bi svako ko traži KPI u momentu mogao da oceni njegovu relevantnost. Potrebno je odrediti zaposlenog ili službu  za upravljanje i isporučivanje  KPI. Ovo može biti jedan čovek ili tim ljudi, najčešće je to služba kontrolinga.

Ako se kompanija bavi isklučivo svojim KPI, to može da je zaslepi. Analiza konkurencije je važna za strateški plan. Razumevanjem sopstvenih snaga i slabosti, preduzeće će moće da identifikuje šanse, koje će iskoristiti i upravljati ili izbeći pretnje kroz strateško planiranje (SWOT matrica), jer  biznis jednog preduzeća ne postoji u vakumu. Kompanije postanu opsednute svojim sopstvenim brojevima i trendovima, podacima, i propuste da pogledaju eksterne faktore, uključujući i veličinu tržišta, i specifičnosti i specijalnosti konkurencije.

Veoma je važno uključiti podatke o konkurenciji i eksternim pretnjama, radi bendžmarkinga (poređenja) sopstvenih poslovnih performansi sa konkurencijom. Umesto prostog merenja sopstvene satisfakcije kupaca, važno je, takođe, uporediti sa konkurencijom-što je sada daleko lakše nego ikad ranije kroz socijalne mreže, sajtove agregate (na primer: Podaci sa Trip Advisora, koji omogućavaju poređenje performansi hotela sa konkurencijom).

Za velika preduzeća se često kaže da su neurotična usled prekomernog postavljanja KPI, što uslovljava stalne reakcije i podešavanja, i ponekad predimenzioniranost broja KPI koji i nemaju upotrebnu vrednost u odlučivanju.

S druge strane, mikro preduzeća se često opisuju kao šizofrena, jer većinu odluka donose srcem i na bazi utiska, bez KPI, ček i osnovnih mera, koje bi pratile postavljanje plana (prodaje, nabavke, broja zaposlenih itd) i odstupanje od usvojenih planova.

Prava mera za broj postavljenih KPI, koji će pomoći poslovanju je negde između ova dva pristupa.

 

Biljana Lazarević, senior consultant „Casa Forte“

 

Komentari nisu dozvoljeni za ovaj post.

Casa Fortehttp://www.casaforte.rs/

Casa Forte je privatno preduzeće i bavi se konsaltingom i edukacijama, kao i zastupanjem interesa kompanije pred trećim licima u komercijalnim i drugim poslovima.

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!